Het kan je niet ontgaan zijn: productiviteits-apps zijn de afgelopen jaren explosief populair geworden. Van Todoist tot Notion, ze beloven onze efficiëntie te verhogen en onze stress te verlagen. Maar hoe vaak heb je jezelf al niet betrapt op het eindeloos worstelen met deze tools, terwijl je ook nog eens voor een lange lijst van taken staat? Het lijkt een paradox: deze moderne hulpmiddelen, die ons zouden moeten helpen, kunnen ons brein op de lange termijn juist trager maken.
Highlights
- 70% van de Nederlanders gebruikt minstens één productiviteits-app 📱
- Kiezen voor minder apps kan de efficiëntie verhogen 👍
- Wetenschappelijk onderzoek koppelt te veel tools aan mentale vermoeidheid 🧠
- Oude methodes, zoals papier, blijken soms effectiever 📝
Wist je dat meer dan de helft van de mensen die productiviteits-apps gebruiken, burn-outklachten rapporteert? Dit valt op volgens een recent onderzoek van de Radboud Universiteit.
De populariteit van productiviteits-apps
In de afgelopen jaren zijn productiviteits-apps niet meer weg te denken uit ons dagelijks leven. Het begon allemaal tijdens de pandemie; plotseling moesten we efficiënt thuiswerken en kwam de behoefte aan ordening meer dan ooit bovendrijven. Maar is het een zegen of een vloek? Zodra je in de wereld van deze apps duikt, voelt het alsof je jezelf in een eindeloze cyclus van organisatiesystemen en to-do-lijsten plaatst.
Een vriendin van mij kan erover meepraten. Ze heeft zelfs een app voor haar koffiemomenten. Dat klinkt leuk, maar hoeveel tijd gaat er verloren in het organiseren van al die momenten? En daarin ligt de crux: veel mensen verliezen het overzicht en raken gefrustreerd door het constante schakelen tussen apps.
De paradox van efficiëntie
Recent sprak ik een coach uit Utrecht. Hij vertelde dat app-wisselen een enorme energievreter is. Bijna de helft van zijn deelnemers geeft dit aan tijdens zijn workshops. Het is herkenbaar; je start in Notion, een nieuwe e-mail komt binnen, en voordat je het weet, ben je een uur verder zonder progressie te boeken. Dat is frustrerend! Waarom gebeurt dit?
Omdat ons brein steeds maar van de ene taak naar de andere springt en daardoor wordt afgeleid, worden we minder productief. De constante notificaties trekken je weer uit je concentratie en voor je het weet, ben je met iets totaal anders bezig.
De wetenschap achter de cognitieve belasting
De Radboud Universiteit heeft recentelijk aangetoond dat mensen met meer dan drie productiviteitstools sneller burn-outklachten ervaren. Het lijkt erop dat het overzicht dat we proberen te creëren, ons juist overbelast. Dat klinkt bijna ironisch, maar het is een feit dat onze mentale ruimte beperkt is. Het aantal apps dat je gebruikt, verhoogt de cognitieve belasting en daarmee de mentale vermoeidheid.
Collega’s van me in Rotterdam zeggen zelfs dat de traditionele lunchwandeling meer productiviteit met zich meebrengt dan al die fancy apps. Een simpele pauze is soms alles wat je nodig hebt om je hoofd weer helder te krijgen.
Oude methodes die werken
Mijn moeder heeft altijd gezworen bij haar papieren lijstjes. In het begin lachte ik daar altijd om, maar nu ik wekelijks vastloop door gevederde digitalisatie, vraag ik me af: had ze misschien gelijk? Papieren briefjes zijn simpel, ze storen je niet met meldingen en vereisen geen internetverbinding. En laten we eerlijk zijn: soms is minder echt meer.
Hier zijn enkele praktische tips om efficiënter te werken zonder te veel apps:
- Beperk het aantal actieve apps tot maximaal twee — één voor notities en één voor taken. 🚀
- Plan vaste momenten in de week om je digitale taken bij te werken. ⏰
- Kies voor papier in plaats van apps — het voelt rustiger! 📝
- Zet meldingen van apps uit; als iets dringend is, bellen je collega’s wel! 📞
- Creëer app-vrije zones, bijvoorbeeld tijdens je lunch of in de trein. 🚆
Terug naar de basis
Misschien werkt deze benadering niet voor iedereen, en dat is ook prima. Zoek de methode die bij jou past. Het is echter belangrijk om te beseffen dat méér tools je niet automatisch sneller of beter maken. In ons team merken we dat de mensen met de simpelste workflows vaak het eerst naar huis gaan.
Ik moedig je aan om een week te experimenteren zonder extra apps. Je zou wel eens kunnen ontdekken dat minder soms meer is, net zoals mijn moeder ooit al suggereerde. En deel vooral jouw ervaringen — verhalen zoals deze worden altijd het meest gewaardeerd.
